Kebijakan Privasi

Kebijakan ini menjelaskan bagaimana kami — Dewan Eksekutif Mahasiswa (DEMA) UIN Sunan Gunung Djati Bandung, Kabinet Zeitgeist — mengumpulkan dan mengolah data pribadi yang Anda serahkan lewat formulir Pengajuan Kemitraan dan Student Care Portal di portal ini.

1. Data apa yang kami kumpulkan

• Formulir Kemitraan: nama organisasi/instansi, jenis kerja sama, kontak PIC (nomor WhatsApp dan/atau email), dan deskripsi kerja sama yang diajukan.
• Student Care Portal (kategori non-rahasia): judul dan isi laporan, serta — jika Anda tidak memilih kirim anonim — nama dan email Anda.
• Student Care Portal (kategori rahasia — Kekerasan Seksual & Kesehatan Mental): kategori ini tidak memakai formulir teks terbuka di situs. Anda dihubungkan langsung ke kontak pendamping DEMA, dan data yang Anda bagikan di sana mengikuti prosedur penanganan kasus sensitif secara terpisah, bukan lewat basis data formulir umum ini.
• Permohonan surat, Kotak Anonim, Student Pulse, dan Asisten ZEIT — isi yang Anda ketik sendiri. Kotak Anonim dan Student Pulse tidak menyimpan identitas.
• Konfirmasi donasi: nama (atau anonim), nominal, pesan, kontak opsional, dan bukti transfer. Bukti transfer dan kontak hanya dapat dibuka Kementerian Keuangan.
• Notifikasi pengumuman (opsional): alamat langganan yang dibuat peramban Anda saat menekan tombol notifikasi — tanpa nama, email, atau nomor.
• Data teknis minimum yang tercatat otomatis oleh server untuk mencegah spam/penyalahgunaan (lihat bagian 6).

2. Dasar hukum & tujuan penggunaan

Pengolahan data ini mengacu pada persetujuan eksplisit Anda (checkbox persetujuan pada formulir) sebagaimana diatur dalam Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP). Data digunakan semata-mata untuk:

• Memverifikasi dan menindaklanjuti pengajuan kemitraan;
• Menindaklanjuti laporan/aspirasi mahasiswa sebagai bagian dari basis data Advocacy by Evidence;
• Menghubungi Anda kembali terkait status pengajuan/laporan, jika Anda mencantumkan kontak;
• Menyusun statistik internal DEMA (dalam bentuk teragregasi/tanpa identitas) untuk evaluasi program.

Kami tidak menggunakan data Anda untuk kepentingan komersial, dan tidak mengirimkan promosi/pemasaran apa pun ke kontak yang Anda berikan.

3. Penyimpanan & keamanan data

Data disimpan di basis data milik DEMA UIN Bandung (layanan PostgreSQL terkelola) dan lampiran berkas di Google Drive milik DEMA. Data hanya dapat diakses oleh pengurus yang berwenang melalui akun pribadi dengan pembagian hak akses per kementerian. Setiap perubahan status pengajuan/laporan tercatat dalam log audit internal (siapa mengubah, kapan, dari status apa ke status apa) untuk akuntabilitas. Kami menerapkan pembatasan laju pengiriman (rate limiting) dan mekanisme anti-bot pada formulir publik untuk mencegah penyalahgunaan.

4. Berapa lama data disimpan

Data pengajuan kemitraan dan laporan Student Care disimpan selama diperlukan untuk tindak lanjut dan pengarsipan histori kepengurusan. Identitas pengaju (nama, email, kontak) pada pengajuan dan permohonan surat yang sudah selesai disamarkan otomatis setelah 1 tahun; isi laporan tetap disimpan tanpa identitas sebagai arsip advokasi. Kontak donatur dihapus otomatis setelah 1 tahun. Alamat IP pada catatan aktivitas pengurus dihapus setelah 90 hari. Anda dapat meminta penghapusan data Anda kapan saja — lihat bagian 5.

5. Hak Anda sebagai subjek data

Sesuai UU PDP, Anda berhak untuk:

• Meminta salinan data pribadi yang kami simpan tentang Anda;
• Meminta koreksi atas data yang tidak akurat;
• Meminta penghapusan data Anda dari basis data kami;
• Menarik persetujuan yang sebelumnya Anda berikan.

Untuk pengajuan yang memiliki kode pelacakan, Anda dapat langsung mengunduh salinan data dan meminta penghapusan lewat halaman Lacak Status. Penghapusan mencakup lampiran berkas Anda. Untuk hak lainnya, hubungi kami lewat kontak pada bagian 9 dengan menyertakan kode referensi pengajuan/laporan Anda (jika ada) agar mempercepat proses verifikasi.

6. Data teknis & keamanan formulir

Untuk mencegah spam otomatis (bot), formulir publik kami dilengkapi mekanisme honeypot sederhana dan pembatasan jumlah pengiriman per perangkat dalam rentang waktu tertentu. Untuk itu server mencatat alamat IP pengirim secara sementara dan menghapusnya otomatis paling lambat 1 hari. Statistik kunjungan halaman hanya menyimpan alamat halaman dan waktu — tanpa IP, cookie, atau identitas perangkat.

7. Pihak ketiga

Kami tidak menjual atau membagikan data pribadi Anda ke pihak ketiga untuk kepentingan komersial. Jika kanal notifikasi otomatis (email/WhatsApp) ke admin diaktifkan, ringkasan pengajuan diteruskan lewat penyedia layanan pihak ketiga (mis. penyedia email transaksional atau gateway WhatsApp) semata-mata untuk memberi tahu pengurus bahwa ada pengajuan baru — bukan untuk tujuan lain.

Pertanyaan yang Anda ketik ke Asisten ZEIT dikirim ke layanan AI Google (Gemini API) untuk dijawab. Pertanyaan yang tidak bisa dijawab ZEIT disimpan tanpa identitas (email dan nomor telepon disensor otomatis) agar pengurus dapat menambahkannya ke FAQ. Jangan menuliskan data pribadi atau informasi sensitif di kolom ZEIT. Situs ini di-hosting di Vercel dan tidak memasang cookie pelacak iklan.

8. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui dari waktu ke waktu, misalnya saat pergantian kepengurusan DEMA. Tanggal "berlaku sejak" di atas akan diperbarui setiap ada perubahan substansial.

9. Kontak

Pertanyaan seputar kebijakan ini atau permintaan terkait data pribadi Anda dapat disampaikan ke dema@uinsgd.ac.id atau lewat halaman Kontak.